الدرس الثاني: إعداد التقارير

من المعلوم أنه كما للتقرير مواصفات يجب العمل بها في كتابة التقارير كذلك هناك مواصفات يجب أن يتميز بها معد التقرير في أي مؤسسة ما المواصفات التي يجب أن يتمتع بها معد التقرير من وجهة نظرك؟

1. أن يكون على قدر كافي بالاتصال بين الأشخاص.
2. أن يكون موضوعياً.
3. أن يكون منظماً.
4. أن يكون دقيقاً.
5. أن يكون غير متسرع.

فيما يلي بعض أسماء التقارير والمطلوب منك أن تحدد نوعها وفق التقسيمات التي سبق لك دراستها:

تقرير المبيعات الأسبوعي.

تقارير دورية.

تقرير عن تطور العمالة بالمؤسسة.

تقارير أداء.

تقرير عن التنبؤ بالإنتاج والمبيعات خلال العام القادم.

تقارير معلومات لاتخاذ القرار.

تقرير جودة المنتجات الشهري.

تقرير فني متخصص.

التقرير السنوي لنتائج أعمال الشركة.

تقارير مطولة.

أمامك جدول يحتوي على عناصر ومكونات مطلوب منك أن تحدد في أي مرحلة يكون هذا العنصر.

بعد اطلاعك على سمات التقرير الفعال حاول أن ترصد من خلال هذا النشاط نقاط الضعف عند كتابة التقرير.

1. غير منطقي في تسلسل المعلومات.
2. لا يتمتع بأسلوب شيق في الكتابة.
3. لا يصيغ الكلام بصورة سليمة لغوياً.
4. غير واضح ومطول.
5. لا يستخدم الرسومات البيانية والأشكال التوضيحية.
6. يتجاوز الغرض الذي يعد من أجله التقرير.
7. لا يهتم بتناسب شكل وحجم التقرير مع نوع المستوى التنظيمي الذي يرفع إليه.