الدرس الثالث: ترتيب المواعيد واستقبال الزائرين

حضرت لأحد المنظمات لمقابلة المدير فأخبرك السكرتير بأن موعدك مع المدير سيكون غداً الساعة العاشرة، فغادرت.
وعدت في الغد في الموعد المحدد فأفادك السكرتير بأن المدير مشغول في لقاء مع أحد العملاء وأعطاك موعداً في اليوم التالي الساعة التاسعة، فغادرت.
وحضرت في اليوم التالي في الموعد نفسه فأخبرك السكرتير بأن المدير في اجتماع دوري مع رؤساء الأقسام وقال لك السكرتير بأنه سيؤجل موعدك مع المدير إلى الغد في تمام الساعة العاشرة.
وتكررت عمليات التأجيل أكثر من مرة ولم تقابل المدير.

ما السبب في رأيك لعدم تمكنك من مقابلة المدير لأكثر من مرة؟

السبب هو عدم ترتيب المواعيد وتنسيقها مع المدير ومعرفة القواعد التي ارتبط بها المدير دون علم السكرتير.

هل تظن أن هذا السكرتير يقوم بعمله بطريقة صحيحة؟ ولماذا؟

لا يقوم بعمله بطريقة صحيحة ولذلك تأجل الموعد أكثر من مرة.

ما الطريقة المناسبة التي يمكن إتباعها لتلافي مثل هذه المواقف؟

كما ذكرنا يتم تنسيق المواعيد وترتيبها مع المدير كل صباح وإبلاغ العميل المؤجل موعده عن ذلك التأجيل بطريقة لبقة.

ما تأثير طريقة استقبال السكرتير للزائرين على سمعة المنظمة؟

الانطباع الذي يتكون عن السكرتير غالباً ما يلتصق بالمنظمة ولو بصفة أولية فالسكرتير البشوش يجعلك سعيداً عندما تراه وتتعامل معه وتكرر زياراتك أما العابث الوجه يجعلك تتعجل الانصراف من أمامه دون نية لتكرار الزيارة ولذلك فالسكرتير الناجح يتحلى دائماً بالبشاشة والترحيب.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

1. يقوم السكرتير بترتيب جدول المواعيد بعد التنسيق مع المدير لكي لا يحصل تعارض في المواعيد. (صح)
2. في بعض الأحيان قد يسمح السكرتير بإدخال أحد الزوار لمقابلة المدير دون موعد مسبق. (صح)
3. تُعدُّ المقابلات والزيارات من الوسائل المضيعة لوقت وجهد المدير ولا تخدم أهداف المنظمة. (خطأ)
4. عند إلغاء موعد لأحد الزائرين يقوم السكرتير بإبلاغه بإلغاء الموعد عند حضور الزائر للمكتب. (خطأ)
5. لا يوجد مجال لزيادة مدة المقابلة مهما كانت أهمية هذه المقابلة وفائدتها للمنظمة. (خطأ)

2- اذكر الطرق التي يمكن اتباعها مع الزائرين الذين يحضرون لمقابلة المدير دون موعد مسبق:

1. استقبال الزائرين في المنظمة.
2. التعامل مع الزائر في مكتب السكرتير.
3. طبيعة الزائرين.

3- في حالة كونك السكرتير وضح التصرف الذي ستقوم به لمواجهة كل حالة من الحالات الآتية: