الدرس الحادي عشر: مكننة العمل المكتبي وإدارته إلكترونياً

لاحظ حسن على زميله بدر الغضب والضيق الشديد بعد عودته إلى العمل، وكان بدر قد استأذن من مديره في العمل للذهاب إلى البنك لإنهاء بعض المعاملات الخاصة، فبادر حسن بسؤاله: ماذا بك يا بدر، لماذا يبدو عليك الغضب الشديد؟
بدر: لقد ذهبت إلى البنك لسداد بعض فواتير الخدمات، ولتحويل مبلغ من المال لأخي في أبها، ولقد كان البنك مكتظاً بالمراجعين، وقمت بتعبئة بعض الأوراق، ووقفت في أحد الطوابير الطويلة، وبالرغم من كل هذا الوقت والجهد، لم أستطع إنهاء جميع معاملاتي بسبب انتهاء دوام البنك.
حسن: ولماذا تذهب إلى البنك؟ هناك أكثر من طريقة تقوم بها لإنهاء جميع تلك المعاملات، وفي أي وقت تشاء، ودون الحاجة لتعبئة أي ورقة.
بدر: في أي وقت؟!! ودون تعبئة أي ورقة؟!!
حسن: نعم، لقد قمت قبل يومين، وبعد عودتي للمنزل من صلاة الفجر بتسديد عدد من الفواتير، كما قمت بتسجيل بعض الأوامر لبيع وشراء عدد من الأسهم.

ماذا يمكن أن نطلق على هذه الطريقة التي استخدمها حسن في إنجاز معاملاته؟

يمكن أن نطلق عليها الرسائل الإلكترونية.

ما المكونات التي احتاجها حسن ليتمكن من إجراء معاملاته بهذه الطريقة؟

ربما يمتلك بطاقات ائتمان للدفع السريع.

هل هناك جهات أخرى تقدم مثل هذه الخدمات في إنجاز الأعمال المكتبية؟

مكاتب الاتصالات، مكاتب تحويل الأموال.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

• الهدف من مكننة العمل المكتبي سرعة إنجاز الأعمال حتى لو كانت التكلفة مرتفعة. (خطأ)
• كان العمل المكتبي قديماً يسند لأصحاب الخط الجميل، دون الاعتبار لمهاراتهم الإدارية. (صح)
• ظهرت مجموعة من الآلات المساعدة للعمل المكتبي بعد ظهور الكهرباء وانتشارها. (صح)
• في الماضي كان من السهل أن يقوم الشخص بإنجاز الأعمال المكتبية وهو خارج مكان العمل. (خطأ)
• انخفاض تكلفة الإنترنت ساعد في تحول المنظمات إلى استخدام التقنية في إنجاز العمل المكتبي. (صح)

2- عرّف كلاً من:

أ) مكننة العمل المكتبي: استخدام الآلات والأجهزة لإنجاز العمل المكتبي.

ب) الإدارة الإلكترونية: استخدام التقنيات الحديثة لتنفيذ الأعمال الرقمية تقنياً.

3- هات بعض الأمثلة لأجهزة وآلات ساعدت في تسهيل العمل المكتبي من النواحي الآتية:

أ) السرعة في إنجاز العمل. التصوير والنسخ.

ب) الدقة في تنفيذ الأعمال. العمليات الحسابية.

ج) الاقتصاد في التكاليف. تقليل الأعداد.

4- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية (بوضع الرقم المناسب أمام القائمة الثانية):